Hospitality autorisaties

Autoriseren per branche: Hospitality

Kijk hieronder voor een aantal voorbeelden betrekking tot het autoriseren of reserveren van een bedrag bij de kaarthouder in de hospitality branche. Er wordt uitgelegd hoe u om kunt gaan met reserveringen en betalingen in bepaalde situaties om problemen te voorkomen.

No Show

Komt een gast niet opdagen? Dan kan in de hospitality branche de kaart van de klant toch worden belast. De gegevens van de reservering (pre-autorisatie) kunnen, afhankelijk van het front office systeem, worden gebruikt om het no show bedrag te verrekenen. Er zijn echter vier voorwaarden om een no show bedrag in rekening te kunnen brengen:
- De kaarthouder moet op de hoogte zijn van de regels in geval van een no show en akkoord zijn met deze voorwaarden.
- Bij de transactie wordt weergegeven dat het om een no show gaat.
- Een bedrag ter waarde van 1 overnachting mag in rekening worden gebracht.
- Het bedrag mag worden doorberekend wanneer de gast na 18.00 uur annuleert.

Lengte van het verblijf is onbekend

Er kan een bedrag worden gereserveerd voor één nacht. Wanneer de gast langer blijft kan de reservering worden geannuleerd. Vervolgens kan er een autorisatie voor het volledig te betalen bedrag worden aangevraagd. Dit is de betaling.

De gast heeft extra kosten gemaakt

Wanneer de gast geld uitgeeft aan bijvoorbeeld de (mini)bar, het restaurant of souvenirs kan dat bij het eindbedrag worden opgeteld. Het gereserveerde bedrag kan worden geannuleerd als blijkt dat deze lager is dan het eindbedrag. Vraag dan een autorisatie aan voor het volledige bedrag. Dit is direct de betaling. Is de reservering juist hoger is dan het totaalbedrag? Dan zijn er twee mogelijkheden:
- Zet de reservering om in een betaling voor het af te rekenen bedrag. Het overige gereserveerde bedrag kan worden vrijgegeven via een reversal.
- Annuleer de pre-autorisatie en vraag een nieuwe autorisatie aan voor het totaal bedrag. Deze wordt direct bij de kaarthouder ingehouden.

Aanbiedingen en acties

Wij raden aan om bij acties het bedrag direct in rekening te brengen. Zo heeft u meer zekerheid van betaling. Er hoeft dan dus geen reservering te worden aangevraagd.

Autoriseren met een debetkaart niet mogelijk

Reserveren met een debetkaart zoals Maestro en V PAY is niet mogelijk. Bij transacties met deze kaarten wordt het bedrag namelijk direct bij de kaarthouder ingehouden (een directe betaling). Let er dus op dat er alleen bedragen worden gereserveerd wanneer de klant met een creditcard betaalt.